Utiliser l’archivage manuel sur Outlook 2013

1. Outil Sauvegarde des dossiers personnels : Il est utilisé pour copier l’intégralité des fichiers .pst sur le disque dur ou un serveur ou partage réseau.
2. Exporter : Cette fonctionnalité est utilisée pour créer un fichier contenant les informations Outlook, mais les données d’origine sont conservées dans vos dossiers. Vous ne pouvez exporter qu’un dossier de messagerie à la fois.
3. Archivage : Cette fonctionnalité est utilisée pour déplacer de vos dossiers des éléments que vous souhaitez sauvegarder.

On a récemment vu comment utiliser l’archivage automatique d’Outlook 2013. Cette fois, nous verrons ensemble comment effectuer un archivage manuel.

 L’ARCHIVAGE MANUEL AVEC UN SEUL FICHIER PST

Vous souhaitez archiver vos dossiers Outlook avec des paramètres différents,

Vous souhaitez avoir un total contrôle sur les éléments à archiver,

Vous souhaitez les stocker dans des pst et ou emplacements différents,

Vous le pouvez il faut utiliser l’archivage manuel.

Si vous voulez vraiment utiliser uniquement  l’archivage manuel commencez par décocher l’archivage automatique pour cela rendez vous sur :

« Fichier », « Options », « Options avancées », sous « Archivage automatique » sélectionnez « Paramètres d’archivage automatique » et décochez « Archiver automatique tous le x jours ».

Puis préparez vos dossiers individuellement.

Exemple vous souhaitez conserver 3 années de calendriers, cliquez avec le bouton droit sur « Calendrier », puis choisissez « Propriétés », « Archivage automatique »

ou

Cliquez sur l’onglet « Dossier » puis sur « Paramètres d’archivage automatique » en ayant pris soin de sélectionner votre dossier au préalable.

Voici la boite de dialogue qui apparait :

Choisissez « Archiver ce dossier à l’aide des paramètre suivants » ;

Choisissez le nombre de jours, semaines ou mois ;

Déplacez les anciens éléments soit vers un seul et même fichier d’archivage ou soit vers un fichier .pst différent ;

Vous pouvez aussi supprimer définitivement les anciens éléments ATTENTION : Si vous sélectionnez l’option Supprimer définitivement les anciens éléments, ces éléments ne sont pas archivés mais sont supprimés définitivement ;

Appliquez.

Maintenant préparez par exemple un autre dossier par la même procédure en choisissant par exemple de conserver 3 mois d’éléments envoyés.

Vous pouvez aussi choisir de ne jamais archiver un dossier comme par exemple le dossier Notes qui peut vous servir à différentes applications comme la mise à jour des serveurs, des astuces, des explications pour effectuer des tâches que vous effectuez rarement… choses que vous devez toujours avoir sous la main.

Une fois que tous vos dossiers sont paramétrés sans oublier de paramétrer aussi ceux qui ne doivent pas être archivés et que vous êtes prêts, cliquez sur Fichier Archiver.

Si vous avez bien décoché l’archivage automatique et que vous avez choisi d’archiver avec des paramétrages différents mais TOUT DANS UN MÊME FICHIER D’ARCHIVAGE .pst, vous pouvez cliquer sur :

Fichier, Outils de nettoyage, Archiver

Cocher la première ligne : Archiver tous les dossiers en fonction de leurs paramètres d’archivage automatique (en fait ceux que vous venez de définir ! )

Exemple j’ai demandé à ce dossier d’archiver mes mails supérieur à 1 mois, j’avais demandé à deux autres dossiers 1 jour de manière à faire le test pour vous.

Voici le dossier avant archivage, j’ai bien un relevé de compte à la date du 30 sept, avec 1 mois d’archivage il doit disparaitre mais les autres doivent rester.

Il a bien archivé 1 mois et non 1 jour sur ce dossier, et à bien conservé mes mails d’octobre.

Il a bien archivé un seul jour dans les deux autres.

Il vous indique dans la barre d’état en bas que l’archivage s’effectue.

Effectivement il passe tous les dossiers l’un après l’autre en revue, mais il archive selon vos paramétrages individualisés, et si vous avez noté « ne pas archiver » il n’archive pas ; si vous avez notifié des dates différentes il suit aussi votre paramétrage.

L’ARCHIVAGE MANUEL AVEC UN FICHIER PST PAR DOSSIER

Si au contraire vous choisissez de créer un fichier pst par dossier, comme un pst calendrier, un pst éléments envoyés… et bien il vous faudra alors choisir d’archiver en cochant toujours par :

Fichier, Outils de nettoyage, Archiver

Mais cette fois il vous faudra choisir la date « Archiver les éléments antérieurs au : » et cocher ou non « inclure les éléments pour lesquels la case à cocher Ne pas archiver automatiquement est activée ».

Activez la case à cocher  Inclure les éléments pour lesquels la case à cocher Ne pas archiver automatiquement est activée afin d’archiver des éléments individuels exclus de l’archivage automatique. Cette option ne supprime pas l’exclusion de ces éléments, en fait elle ignore le paramètre Ne pas archiver automatiquement pour cette archive uniquement.

Lors de l’archivage vous verrez le dossier s’ouvrir dans la liste de vos dossiers Outlook.

Sachez que vous pouvez aussi glisser un élément directement de votre dossier en cours vers le dossier d’archivage ouvert.

Pour fermer le dossier exécutez un clic droit et fermez le dossier.

Pour récupérer des éléments dans votre archive ouvrez le dossier à son emplacement d’enregistrement par :

« Fichier », « Ouvrir et Exporter », « Importer », « Importer à partir d’un programme ou fichier », « suivant », « Fichier de données Outlook »,  suivant, rechercher le fichier pst d’archives et l’ouvrir puis filtrez pour faire revenir des éléments ou ne filtrez pas et glissez vos éléments recherchés dans votre dossier en cours.

ÉVITER L’ARCHIVAGE D’UN ÉLÉMENT PARTICULIER

Vous souhaitez qu’un mail ne soit jamais archivé, qu’un rendez vous spécifique reste toujours dans votre calendrier, pour cela il vous faut ouvrir l’élément en question puis aller sur « Fichier », « Propriétés.

Ou une fois l’élément ouvert sur le lanceur de boite de dialogue du groupe « Indicateur » afin d’accéder aux propriétés.

Une boite de dialogue s’ouvre et vous permet de choisir de ne pas archiver cet élément :

Dans ce cas n’oubliez pas avant d’archiver manuellement de décocher la case ci dessous.