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Excel : Utilisation des filtres simples (automatiques)

Lorsque l’on possède une base de données importante, le tri à lui seul ne suffit pas toujours et il faut le compléter par les filtres automatiques, d’un accès rapide, qui permettent facilement une première et belle analyse des données.

Continuons avec notre base de données qui a servi au tutoriel sur le tri.

ACTIVER OU DÉSACTIVER LE FILTRE

Deux façons d’accéder aux filtres automatiques, soit l’onglet « Données » soit l’onglet « Accueil »

 filtre 2Filtre 2-2

Filtre 1

Cliquez dans une cellule sur votre ligne d’étiquettes, ligne de titre.

Cliquez sur Filtrer anciennement nommés filtres automatiques. Un symbole en forme de triangle apparait sur chacune des étiquettes de données.

 

EFFACER UN OU PLUSIEURS FILTRES

Pour effacer les filtres en cours vous pouvez le faire colonne par colonne en cochant « Sélectionner tout » dans la liste ou en effaçant le filtre dans la colonne par :

effacer dans la zone

Si vous souhaitez effacer l’intégralité des filtres sur la feuille tout en conservant la possibilité de filtrer cliquez sur Effacer du groupe Trier et filtrer.

filtres 13

Si vous voulez désactiver complètement le filtrage cliquez directement sur Filtrer du groupe Trier et Filtrer.

Si vous avez effectué deux filtres dans une même colonne comme un filtre sur le PHT et un autre sur les couleurs, à côté de effacer vous ne verrez qu’une possibilité c’est de retirer le filtre numérique PHT.

Si vous tentez de retirer le filtre couleur seul en cliquant à nouveau sur sa coche, les deux s’effacent ; on se demande pourquoi !

deux filtres

LES DIFFÉRENTES SORTES DE FILTRES

Selon le type de données inscrites dans vos colonnes, les libellés des filtres pourront être d’une nature différente.

Récap

À chaque fois qu’à la fin du terme vous voyez 3 petits points, une boite de dialogue s’ouvrira pour que vous puissiez préciser. La liste déroulante reprend le contenu de la colonne.

Récap2

A chaque fois que vous voyez un petit entonnoir à côté du triangle, un filtre est appliqué sur la colonne.

entonnoir

FILTRE TEXTUEL

Il suffit par exemple dans notre tableau pour connaitre le matériel affecté pour le secteur financier et production de cliquer dans la base de données et de cliquer sur « filtrer ».

Sur chaque colonne apparaissent des Flèches qui sont des listes déroulantes qui vous permettent toutes les possibilités notifiées sur la gauche de l’image.

filtre 3

Effectuons le filtre sur affectation et demandons uniquement les financiers et la production en cochant ces deux cases.

affectation

filtre 4

On peut combiner plusieurs filtres, pour compléter son analyse. Par exemple à partir de ce résultat obtenu je ne souhaite que les villes de Lille et Paris.

filtre 5

Continuons donc à partir de ce résultat et je veux uniquement les écrans.

Il ne me reste que 3 résultats.

filtres 6

Le nombre d’enregistrement affiché par le filtrage est bien indiqué en bas de votre feuille Excel.

filtres 6 Bis

Imaginez cela sur une base de données non pas de 23 enregistrements comme celle-ci mais sur une base de plus de 5000 lignes, le gain de temps.

Et n’oubliez pas une fois vos filtres exécutés vous pouvez TRIER par Filiale par exemple. Mieux encore COPIER le filtrage obtenu sur une nouvelle feuille si vous souhaitez l’exploiter plus avant.

FILTRER PERSONNALISES ET / OU ?

Sur le bouton Et pour combiner des critères (dans ce cas, tous les critères doivent être satisfaits)

Sur le bouton Ou (dans ce cas, il suffit qu’une seule des conditions soit satisfaite).

Exemple toutes les filiales qui commencent par M OU par L.

filtres 14

Résultat :

filtres 15

Avec un Et ?

filtres 16

Résultat rien ! Toutes les lignes sont masquées car cela ne peut pas commencer à la fois par M et par L.

filtres 17

Prenons un autre exemple.

filtres 18

Résultat :

filtres 19

On a bien toutes les villes qui commencent par L et toutes les autres sauf MARSEILLE.

Si je mets Et ?

filtres 26

Le résultat est le suivant :

filtres 27

Je n’ai que Lille ! Donc faites bien attention à l’opérateur booléen car il respecte la logique pure et non la façon dont nous parlons chaque jour.

LES FILTRES NUMÉRIQUES

Sur la colonne PHT nous pouvons effectuer un filtre numérique.

Sont visibles toutes les valeurs qui se trouvent dans la colonne. (Jusqu’à 1024 en Excel 2003 ou 32768 en Excel 2010 tout dépend de la version Excel que vous utilisez).

Nous pouvons donc faire un filtre simple en demandant les montants supérieurs ou inférieurs à une somme précise et bien d’autres possibilités, l’éventail des filtres est large, vous pouvez donc exploitez les filtres à votre convenance.

filtres 7

Choisissons un filtre personnalisé en notifiant entre 1100 et 1400. Vous voyez qu’il y a dans la liste personnalisée beaucoup de possibilités.

filtres 8

Résultat : il ne reste que 4 enregistrements. En sachant que vous n’êtes pas obligé de dérouler la liste et de prendre un montant existant vous pouvez saisir vous-même une somme même si elle n’existe pas précisément dans la liste. (Vous pourriez saisir 1450 alors que vous n’avez pas cette valeur.)

filtres 9

Dans ce filtre je pourrais continuer et ne demander que les PC FIXE.

 filtres 10

Vous remarquerez que lorsque je ne coche que PC FIXE la case à cocher de Sélectionner tout s’est modifiée en petit carré noir ce qui vous montre également qu’un filtre est défini.

 Résultat :

filtres 11

LES 10 PREMIERS

Dans la liste des filtres numériques vous trouvez « Les 10 premiers ».

filtres 12

Vous pouvez lorsque vous ouvrez cette boite de dialogue vous pouvez demander que les 5 ou les 25 ou les 250 premiers, il n’est limité qu’à 500. Choisissez Éléments ou Pourcentage.

Haut et bas, sont les plus hauts chiffres ou les plus bas chiffres de la colonne.

LES FILTRES COULEUR

J’ai rajouté une mise en forme conditionnelle sur la colonne PHT.

Exécutons un filtre couleur en ne demandant que les rouges.

filtres 20

Résultat :

filtres 22

LES FILTRES CHRONOLOGIQUES

Bien entendu on peut également faire sur date d’achat des filtres chronologiques qui sont eux aussi nombreux et suffisamment parlant.

filtres 23

Voici tout de même un exemple avec un filtre sur le mois dernier.

filtres 24Résultat :

filtres 25

Dans les filtres chronologiques vous trouverez aussi la possibilité de trier encore plus précisément.

Il vous suffira de dérouler vos petits plus dans chaque niveau afin de visualiser les mois pour ensuite par exemple ne trier que sur un mois précis dans plusieurs années.

Ici je vais demander tous les achats effectués sur les mois de janvier sur toutes les années.

 période

Résultat :

période 2

Et bien entendu ensuite vous pouvez ensuite trier de A à Z cette même colonne puisque chaque colonne qui contient la flèche de filtrage possède également le tri.

 tridansfiltreRésultat :

période 3

TRI DE VIDES

Dans ce que j’ai pris en impression écran depuis le début de ces tutoriels, il manque une chose : les Vides !

vides

Effectivement si l’on regarde la colonne panne, il n’y en a pas partout, (et heureusement) vous pourrez donc aussi soit décocher ce « vides » pour ne pas faire apparaitre les lignes où il n’y a pas de panne mais vous pourrez aussi trier les « vides ».

C’est aberrant n’est-ce pas de trier du vide mais cela peut être utile en Excel ! Car, si c’est parfois vide dans la colonne panne cela ne l’est pas pour autant dans les autres.

De plus si cette sélection (vides) apparait dans la liste, cela peut également vous indiquer un oubli de saisi dans un très grand tableau et faciliter sa recherche.

EN LIEN AVEC CE TUTO

Vous pouvez poursuivre l’approfondissement de vos analyses grâce :

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Patricia DEVISSCHERE

Ancienne Formatrice, je propose des astuces et tutoriels afin de faciliter et de mieux utiliser l’outil Bureautique.
Former trainer, I offer tips and tutorials to facilitate and better use of Office tools.

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